ACTIVITATEA DE CERTIFICARE

Organismul de Certificare OC-TEXCERT, înființat în anul 2023, în cadrul Institutului Național de Cercetare-Dezvoltare pentru Textile și Pielărie, București, este acreditat RENAR, conform standardului de referință SR EN ISO/CEI 17065: 2013, pentru a desfășura activități de certificare a produselor textile, în sistem voluntar.

Procedura aplicată: schema de certificare 1a, fără supraveghere, din standardul SR EN ISO/CEI 17067, prin evaluarea dosarului de fabricație și a modelului de produs. Lista domeniilor de competență este prezentată pe site-ul RENAR– Organismul National de Acreditare, www.renar.ro

PRINCIPII OC-TEXCERT

OC-TEXCERT aplică un sistem clar și eficient pentru certificarea conformității produselor, care ține seama de cerințele standardelor de referință și ale documentelor conexe aplicabile, cu respectarea următoarelor principii de bază pentru un organism de certificare:

• Imparțialitate - asigurată prin structura organizatorică, sistemul de management adoptat și politicile stabilite;
• Acces liber și tratament nediscriminatoriu - pentru toate organizațiile care solicită certificarea;
• Competența personalului - demonstrată prin criteriile stabilite privind selectarea, evaluarea și monitorizarea personalului implicat în procesul de certificare, conform cerințelor standardelor de referință;
• Responsabilitate - atât a organismului cât și a organizației solicitante/certificate- stabilită prin documentele de certificare;
• Transparență/acces nediscriminatoriu la certificare - asigurată prin disponibilitatea de a furniza informații la zi, în limitele stabilite de standardul de referință și acordul clienților săi, despre procesul de certificare;
• Confidențialitate- privind datele clienților săi - asigurată prin angajamentul deontologic și de confidențialitate semnat de personalul implicat în procesul de certificare și prin clauzele contractului încheiat;
• Reactivitate la reclamații și apeluri – asigurată de structura organizatorică a Organismului de Certificare, precum și prin prevederile procedurale referitoare la tratarea oricărui tip de litigiu ce poate apărea în relațiile sale cu clienții.

CERTIFICAREA CONFORMITĂȚII PRODUSELOR TEXTILE

Sistemul de certificare implementat de OC-TEXCERT, în conformitate cu cerințele standardului SR EN ISO/CEI 17065, precum și sistemul de documente prin care OC-TEXCERT stabilește conformitatea cu standardele de referință și cu prevederile reglementărilor aplicabile produsului ce se certifică, definesc procesul de evaluare a conformității și de certificare a produselor textile în regim voluntar.

ETAPELE PROCESULUI DE CERTIFICARE

• Solicitarea de certificare

  Procesul de evaluare a conformității este inițiat la solicitarea clientului prin completarea și transmiterea formularelor tipizate, disponibile în format electronic pe site-ul OC-TEXCERT www.incdtp.ro sau în format fizic, la secretariatul instituției:

  • F-PST-14-01 Solicitare in sistem voluntar
  • F-PST-14-02 Chestionar de autoevaluare

  La solicitarea de certificare, clientul atașează și:

  • documentația tehnică a produsului;
  • modelul reprezentativ;
  • eșantioanele de materie primă, accesorii, auxiliare, etc.

  În cazul în care acest lucru nu este îndeplinit, clientul are la dispoziție maxim 5 zile lucrătoare pentru a completa documentația tehnică și/sau depune modelul/materiile prime/ auxiliarele la organism.

• Analiza solicitării de certificare

  Organismul de certificare OC-TEXCERT:

  • Analizează solicitarea;
  • Verifică disponibilitatea privind resursele necesare procesului de certificare;
  • Completează și tramsmite clientului Analiza solicitării, cod F-PST-14-06;
  • Întocmește Raportul de Evaluare Inițială, cod F-PST-14-04;

  OC-TEXCERT poate respinge o solicitare, dacă:

  1. Organismul nu dispune de resursele necesare efectuării activităților în termenul dorit de client sau nu are competență pentru tipul de produs;
  2. solicitarea pentru același tip de produs a fost înaintată anterior altui Organism de Certificare;
  3. clientul este rău platnic.

• Contractarea

  Contractul de Certificare, cod F-PST-14-03, semnat de ambele părți:

  • cuprinde tariful total și defalcat pe etape;
  • are valabilitate 2 ani;

  În cazul identificării unor neconformități, OC-TEXCERT va întocmi și transmite clientului un act adițional la contractul de certificare cu tariful final perceput, implicit pentru activitățile desfășurate suplimentar.

• Pregătirea pentru evaluare

  În urma Evaluării Inițiale a Solicitării și primirea unui rezultat favorabil, clientul este informat în legătură cu:

  1. Completări privind documentația/ informații suplimentare/ eșantioane etc.;
  2. Planificarea Activităților de Certificare, formular cod F-PST-14-05, pentru următoarele etape.

  Solicitantul își exprimă acordul sau obiecțiile prin semnarea documentului referitor la activitățile planificate.

• Evaluarea conformității

  Organismul de certificare OC-TEXCERT:

  1. Examinează: dosarul tehnic de fabricație și modelul de produs (examinări și încercări de tip);
  2. Demarează procesul de evaluare prin: verificarea modelului (conformitatea cu documentația tehnică); analizarea informațiilor descriptive, calcule și interpretări; încadrarea rezultatelor încercărilor, în conformitate cu: standardele de referință; specificațiile proprii ale producătorului, specificațiile tehnice, etc.;
  3. Completează Solicitarea de Încercări, cod F-PST-14-07;
  4. Completează Fișa de Neconformități, cod F-PST-14-08, dacă este cazul.
  • schema include în plus maxim 2 evaluări suplimentare/ caracteristică;
  • procedura de evaluare a conformității se suspendă pentru o perioadă de 3 luni în cazuri excepționale:
  • neconformități care necesită un timp mai mare de implementare a acțiunilor de remediere sau
  • în cazul în care clientul nu achită facturile către organism, conform clauzelor contractuale.
  • termenul de finalizare al contractului se poate decala cu perioada de remediere a neconformităților sau cu perioada de suspendare.

• Raportul de evaluare

  Organismul de certificare OC-TEXCERT

  1. întocmește Raportul de Evaluare, cod F-PST-14-09;
  2. înregistrează în Registrul de Evidență - Rapoarte de Evaluare și Decizii, cod RG-PS-T-14-02;

  OC-TEXCERT nu divulgă conținutul acestui raport, în întregime sau parțial, decât cu acordul clientului.
  Solicitantul este răspunzător de utilizarea ulterioară a Raportului de Evaluare, dar orice difuzare trebuie să conțină documentul integral și nu părți ale acestuia.

• Decizia de certificare

  OC-TEXCERT completează Decizia de Certificare, cod PST-14-11:

  n cazul în care decizia de certificare este negativă, OC-TEXCERT notifică clientul și specifică în clar motivele care au stat la baza acestei decizii. În acest caz, dacă clientul își exprimă interesul de continuare a procesului de certificare, OC-TEXCERT poate relua procesul, de la etapa de evaluare.

• Certificatul de conformitate

  Organismul de Certificare OC-TEXCERT

  1. Acordă Certificatul de Conformitate cod PST-14-12;
  2. Completează în Registrul de Certificate, cod RG –PST-14-03;

  Certificatul de conformitate este valabil numai pentru eșantionul supus încercărilor de tip.
  Produsele de același tip fabricate ulterior nu sunt acoperite de certificat. Producătorul va emite pe propria sa răspundere, Declarația de conformitate pentru produsele de același tip fabricate ulterior.

ÎNCETAREA, REDUCEREA, SUSPENDAREA SAU RETRAGEREA CERTIFICĂRII

1. În cazul apariției și dovedirii unei neconformități cu cerințele certificării, OC-TEXCERT decide acțiunile ce se impun:
   • continuarea certificării în condițiile stabilite de organism;
   • reducerea domeniului de certificare pentru eliminarea variantelor de produs neconform;
   • suspendarea certificării în așteptarea implementărilor acțiunilor de remediere declarate de client;
   • retragerea certificării.
2. În cazul încetării certificării, suspendării sau retrângerii, OC-TEXCERT întreprinde acțiunile specificate în schema de certificare aplicată, cu efectuarea tuturor modificărilor necesare în:
   • documentele oficiale de certificare,
   • informațiile făcute public,în scopul asigurării că nu furnizează nici o indicație precum că produsul continuă să fie certificat.
3. În cazul reducerii domeniul de certificare, OC-TEXCERT întreprinde acțiunile specificate in schema de certificare aplicată, cu efectuarea tuturor modificărilor necesare în:
   • documentele oficiale de certificare,
   informațiile făcute public, în scopul asigurării că domeniul redus al certificării este clar comunicat clientului și este specificat în documentația de certificare și în informațiile publice.
4. În cazul suspendării certificarii, OC-TEXCERT formulează si comunică clientului:
   • acțiunile necesare în vederea ridicării suspendării și restabilirii certificării pentru produs;
   • orice acțiune cerută de schema de certificare.
5. În cazul restabilirii certificării dupa suspendare, OC-TEXCERT efectuează toate modificările aferente în:
   • documentele oficiale de certificare,
   • informațiile publice, în scopul asigurării că există toate indicațiile adecvate că produsul continuă să fie certificat.
6. În cazul reducerii domeniului certificării, ca și condiție de restabilire a acesteia, OC-TEXCERT efectuează toate modificările aferente în:
   • documentele oficiale de certificare,
   • în informațiile publice,cu scopul de a se asigura că domeniul redus al certificării este comunicat clar clientului și este specificat clar în documentația de certificare și în informațiile publice.

DREPTURI ȘI RESPONSABILITĂȚI ALE CLIENTULUI

1. În cazul acordării Certificatului de Conformitate, OC-TEXCERT dă dreptul titularului acestuia să:
   • utilizeze certificatul ca dovadă a faptului că modelul certificat a fost proiectat respectând cerințele din specificațiile tehnice și din legislația în vigoare,
   • facă referiri la: documentul final de atestare a conformității, declarațiile de conformitate, Fișele de Informații și Instrucțiuni, atat pentru utilizatori, cât și în materialele de promovare ale produsului certificat.
2. Autorizarea de certificare primită din partea OC-TEXCERT este valabilă doar dacă beneficiarul nu a adus nici o modificare produsului certificat.
3. Pentru utilizarea greșită sau abuzivă a Certificatului de Conformitate pentru produsul evaluat, OC-TEXCERT poate să:
   • impună acțiuni corective beneficiarului;
   • suspende sau să retragă Certificatul de Conformitate;
   • apeleze la măsuri legale, dacă s-au produs daune OC-TEXCERT.
4. În cazul suspendării, retragerii Certificatelor de Conformitate, titularul acestora are obligația să sisteze punerea pe piață a produselor care au făcut subiectul deciziilor menționate anterior.
5. Beneficiarul are obligația:
   • să păstreze înregistarile reclamațiilor primate;
   • să întreprindă acțiunile adecvate cu privire la orice reclamație primită;
   • să informeze OC-TEXCERT despre orice cauză care îi poate afecta capacitatea de asigurare a conformității cu cerințele de certificare.

RESPONSABILITĂȚI OC-TEXCERT

1. OC-TEXCERT are obligația:
   • să informeze și să pună la dispoziția beneficiarului documentația necesară derulării fiecărei etape a procesului de certificare;
   • să informeze beneficiarul asupra modificărilor apărute în documentația sau activitatea de certificare;
   • să pastreze confidențialitatea asupra informațiilor obținute în cadrul procesului de certificare, referitoare la produs și la beneficiar;
   • să desfășoare activitățile de certificare în conformitate cu procedurile schemei de certificare, procedurile operaționale, cu regulamentele și politicile Organismului.

Reclamația – nemulțumire exprimată de orice persoană/ organizație, care se referă la activitatea desfășurată de Organismul de Certificare sau la o certificare acordată de acesta.

1. Reclamațiile pot apărea atunci când:
   • există un comportament neadecvat al personalului Organismului;
   • evaluatorul nu respectă principiile de independență/ integritate profesională/ profesionalism;
   • clienții sunt tratați preferențial;
   • personalul de certificare nu respectată dreptul la confidențialitate;
   • prevederile sistemului calității nu sunt respectate de către personalul Organismului;
   • furnizorul de produs certificat folosește abuziv certificatul emis de Organism.

Apel - cerere a solicitantului pentru evaluarea conformității unui produs textil adresată Organismului de Certificare în vederea reanalizării deciziei nefavorabile luate de Organism, cu privire la rezultatul final.

1. Decizii nefavorabile care pot duce la formularea apelurilor:
   • decizia de neconformitate privind specificațiile tehnice declarate de către client în raport cu rezultatele încercarilor efectuate pe produs;
   • decizii de suspendare/ neacordare /restrângere/ retragere/ încetare a certificării/domeniului de certificare față de solicitarea inițială;
   • refuzul de a efectua sau continua o evaluare/de a inceta procesul de certificare;
   • lipsa unei decizii de certificare sau depășirea termenului în luarea deciziei de certificare;
   • orice alt inconvenient care ar impiedica obținerea certificării;
   • soluțiile la reclamații.

OC-TEXCERT are documentat foarte clar și transparent, prin intermediul unei proceduri de sistem procesul de primire, evaluare și luare a deciziilor referitoare la apeluri și reclamații.

TRATAREA ȘI GESTIONAREA RECLAMAȚIILOR

Reclamațiile trebuie să respecte următoarele condiții:

1. să fie transmise electronic, pe adresa de e-mail office@incdtp.ro, sau depuse în format fizic, la secretariatul INCDTP;
2. să cuprindă următoarele informații: datele complete de identificare ale reclamantului; descrierea reclamației cu propuneri din partea reclamantului pentru soluționare, iar în cazul în care acesta solicită daune materiale, suma și modul de calculare al acestora; prezentarea datelor și informațiilor care argumentează reclamația;
3. să fie datată și semnată în original de către reprezentantul legal.

1. In momentul primirii unei reclamații, OC-TEXCERT:
   • analizează și confirmă dacă reclamația sau apelul se referă la activitatea de certificare pentru care este responsabil;
   • o înregistrează și o transmite pentru soluționare Comisiei de Soluționare a Reclamațiilor și Apelurilor (CRA) din cadrul OC-TEXCERT

1. Analiza reclamației, presupune etapele:
   • Analiza preliminară: în funcție de conținutul reclamației, Comisia de Soluționare a Reclamațiilor poate cere documente sau înregistrări suplimentare, sau poate propune o evaluare suplimentară, extraordinară. În această etapă, pentru o soluționare cât mai corectă a reclamației, comisia poate invita la discuții atât pe reclamant, cât și pe reclamat;
   • Analiza propriu-zisă: membrii comisiei analizează toate documentele necesare pentru decizia finală: documentația prezentată de reclamant, înregistrările din dosarul de certificare, punctul de vedere al persoanei reclamante, alte dovezi considerate necesare.

1. Raportul de analiză a reclamației/apelului, cod F-PST-04-01, se transmise reclamantului în termen de maxim 45 zile calendaristice, de la data înregistrarii reclamației; termenul se poate prelungi până la maxim 60 zile calendaristice, doar în cazul în care a fost necesară efectuarea unor încercari sau evaluări suplimentare, extraordinare.

1. Decizia Organismului în urma unei reclamații, comunicată clientului, poate fi contestată printr-un apel, sau poate fi contestată legal.

TRATAREA ȘI GESTIONAREA APELURILOR

Apelurile trebuie să respecte următoarele condiții:

• să fie depuse în scris la secretariatul INCDTP, în maxim 10 zile lucrătoare de la notificarea deciziei;
• să fie făcut de către: solicitantul procedurii de evaluare a conformității/ producătorul produsului, în cazul în care apelul se referă la decizia de certificare sau de o persoană fizică sau juridică care a inaintat o reclamație către OC-TEXCERT și este nemulțumită de modul de soluționare a acesteia;
• să conțină următoarele informații: datele complete de identificare ale apelantului; descrierea apelului cu justificarea argumentelor în susținerea acestuia; prezentarea datelor și documentelor care argumentează apelul; o declarație pe proprie răspundere că apelul nu a mai fost adresat altei entități și că apelantul nu se află în litigiu cu Institutul Național de Cercetare-Dezvoltare pentru Textile și Pielărie;
• să fie datată și semnată în original de către reprezentantul legal;
• să facă dovada plății tarifului de apel.

1. OC-TEXCERT nu tratează apelurile care au făcut obiectul unei hotărâri judecătorești definitive.

1. După primirea unui apel, OC-TEXCERT:
   • îl înregistrează și transmite pentru soluționare Comisiei de Soluționare a Reclamațiilor și Apelurilor (CRA) din cadrul OC-TEXCERT;
   • CRA analizează: mapa de documente pe care apelantul o prezintă pentru susținerea apelului, precum și toate înregistrarile adiacente dosarului de certificare, care constituie motivul apelului; orice act doveditor și considerat necesar pentru rezolvarea apelului; opiniile tuturor persoanelor implicate în procesul de certificare.

1. Dupa analiza informațiilor și documentelor de intrare, CRA:
   • analizează și stabilește constatările și concluziile;
   • decide dacă apelul este intemeiat;
   • propune soluțiile pentru tratarea apelului;
   • emite concluziile finale ale comisiei, care se vor transmite și apelantului.
   • completează Raportul de analiză al Reclamației/Apelului.
   • raportul va fi semnat de toți membrii CRA.

1. Pe baza înregistrărilor și propunerilor CRA, Președintele OC-TEXCERT:
   • emite Decizia de Soluționare a Apelului și ia măsurile ce se impun;
   • semnează scrisoarea de răspuns către apelant, cu respectarea termenului maxim de 60 zile calendaristice de la data înregistrarii apelului în Registrul de Reclamații și Apeluri.